Kognitiivinen ergonomia
Kognitiivinen ergonomia auttaa kehittämään työympäristöä ja toimintatapoja siten, että työ on sujuvaa, virheet vähenevät ja työhyvinvointi kasvaa.
Työn kognitiiviset vaatimukset liittyvät esimerkiksi tiedonkäsittelyyn, muistiin, päätöksentekoon ja ongelmanratkaisuun. Tämän päivän työelämään kuuluu jatkuva uuden oppiminen sekä uusien työvälineiden ja toimintatapojen haltuun ottaminen.
On tärkeää muistaa, että kognitiivinen kuormitus ei suinkaan aina ole negatiivista, vaan sopivissa määrin se voi myös motivoida, innostaa ja haastaa. Kognitiiviset vaatimukset muuttuvat kuormitukseksi vasta silloin, kun ne ylittävät yksilön kapasiteetin.
On jo yleisesti tiedossa, että työstä aiheutuva kognitiivinen kuormitus ja sen aiheuttamat haitat ovat kasvaneet. Taustalla tässä ilmiössä ovat koko ajan lisääntyneet vaatimukset, jotka liittyvät tiedonkäsittelyyn. Kognitiivisen kuormituksen tunnistamisen, hallinnan ja aivoystävällisemmän työn kehittämisen tueksi on saatavilla näyttöön perustuvaa tietoa. Monilla työpaikoilla koetaan kuitenkin, ettei tähän haasteeseen ole vielä tartuttu riittävällä vakavuudella.
Mitä on kognitiivinen ergonomia?
Ergonomia tarkoittaa paitsi työn ja työympäristön kehittämistä, myös ennakointia ja suunnittelua. Kognitiivinen ergonomian avulla työn kognitiivisia kuormitustekijöitä voidaan kehittää vastaamaan inhimillisen tiedonkäsittelyn kapasiteettia eli tukemaan työntekijän keskittymistä, muistia, päätöksentekoa ja ongelmanratkaisua tavalla, joka vähentää virheiden riskiä ja edistää työn sujuvuutta sekä hyvinvointia.
Kognitiivinen ergonomia keskittyy työn kognitiiviseen eli tiedolliseen puoleen, kuten havaitsemisen, muistamisen, oppimisen, kielellisten toimintojen ja päätöksenteon vaatimuksiin sekä kognitiivisesti kuormittaviin työolosuhteisiin.
Jokainen voi myös itse kehittää työnsä kognitiivista ergonomiaa. Osa kognitiivisista kuormitustekijöistä vaatii yhteisistä toimintatavoista sopimista. Kehitystyö on hyvä aloittaa tunnistamalla juuri omaan työhön ja työpaikalle tyypilliset kognitiivisen kuormituksen lähteet – tunnistamisen jälkeen on helpompaa suunnitella kehittämistoimia ja kohdentaa niitä oikein.
Hyvä kognitiivinen ergonomia parantaa aivojen toimintakykyä, työn tuottavuutta ja turvallisuutta:
- Työ on sujuvampaa.
- Keskittyminen on helpompaa.
- Inhimilliset virheet vähenevät.
- Työssä voidaan paremmin.
Kognitiivinen kuormittuminen
Kognitiiviset vaatimukset eivät liity ainoastaan työtehtäviin vaan on tärkeää muistaa, että useilla aloilla myös olosuhteet ovat kognitiivisesti kuormittavia. Nämä molemmat kognitiivisen kuormittumisen lähteet on tärkeää huomioida, koska ylikuormittumisella voi olla suoria haitallisia vaikutuksia ihmisen toimintakykyyn.
Ylikuormittumisen on todettu aiheuttavan esimerkiksi muistin häiriöitä, virheitä, stressiä, vuorovaikutuksen haasteita ja jopa vakavaa työuupumusta.
Vaikka kognitiivisen kuormituksen voidaan jo todeta olevan miltei jokaisen alan haaste, sen aiheuttajat voivat olla hyvin erilaisia eri työpaikoilla ja työtehtävissä. Jotta kognitiivista kuormittumista voidaan vähentää, tulee sen aiheuttajat ensin tunnistaa.
Kuormitustekijöiden tunnistamisen ja kehittämistoimien suunnittelun tukena voi käyttää myös työkirjaa, joka on kehitetty juuri kognitiivisen ergonomian kehittämiseen.
-
Työkirja kognitiivisen ergonomian kehittämiseen
Tämän työkirjan tavoitteena on auttaa työntekijöitä ja työyhteisöjä tunnistamaan työn aivoja kuormittavia piirteitä ja tuottamaan niihin ratkaisuja yhdessä.
Tyypillisiä kognitiivisen kuormituksen aiheuttajia eri toimialoilla
Finanssialalla työskentelevät kokevat huomattavaa kognitiivista kuormittumista, minkä tunnistamiseen ja vähentämiseen on tärkeää kiinnittää huomiota. Alalla työskentelevät henkilöt ovat kuvailleet kognitiivisen ylikuormittumisen aiheuttavan esimerkiksi aivosumua, muisti- ja oppimisvaikeuksia, virheitä, palautumisen vaikeutta ja jopa vakavaa työuupumusta. Myös jatkuvasti muuttuvien ja kasvavien osaamis- ja muistamisvaatimusten aiheuttama riittämättömyyden tunne aiheuttaa suurta huolta omasta sekä muiden jaksamisesta ja ajatuksia jopa alan vaihdosta.
Kognitiivisen kuormituksen aiheuttajia finanssialalla
Jotta kognitiivista kuormitusta voidaan vähentää, on tärkeää tunnistaa sen aiheuttajat. Finanssialalla tunnistettuja kognitiivisen kuormituksen aiheuttajia on tunnistettu laajasti liittyen työympäristöön, osaamiseen ja työn hallintaan, johtamiseen ja vuorovaikutukseen sekä yksilön toimintaan liittyen:
Työympäristö
- avokonttorin ärsykkeet, ääni ja liike
- erilaisten sovellusten hälytysäänet ja ponnahdusikkunat
- puhelimen jatkuva soiminen
- ajantasaisen tiedon löytäminen
- avun pyytäminen ja antaminen
- sovellusten ja ohjelmien käytettävyyden ongelmat
- puutteet tekniikassa.
”Asiakaspalvelu hankalaa sekä minulle, että asiakkaalle jos ympärillä on hälinää.”
Osaaminen ja työn hallinta
- jatkuva uuden oppiminen
- muuttuva sääntely
- muistettavien asioiden suuri määrä
- usean tehtävän yhtäaikaisuus
- työkieli eri kuin äidinkieli
- ammattisanaston hallinta usealla kielellä
- alakohtaisen materiaalin suomentaminen tai selventäminen asiakkaalle.
”Miljoonia asioita muistettavana, tehtävänä, eteenpäin vietävänä. Työpäivän jälkeen tuntuu, että pää räjähtää kaikesta tietotulvasta.”
”Työ tuntuu välillä haastavalta ihan äidinkielellä, vieras kieli lisää osaamisvaatimuksia valtavasti”
Johtaminen ja vuorovaikutus
- sisäisen viestinnän monikanavaisuus
- sisäisen viestinnän yhteisten toimintatapojen puuttuminen, esim. yhteydenottojen väylät ja vastaamisajat
- ohjeiden muuttuminen, puuttuminen tai epäselvyys
- epäselvät vastuualueet.
”Olettamus siitä, että jokainen on huomannut, ehtinyt ja muistanut lukea kaikki viestit aiheuttavat kuormitusta”
Yksilön toiminta
- monitekeminen
- epäselvyydet sopivasta hetkestä keskeyttää toisen työ
- taukojen unohtaminen
- palautumisen haasteet.
”Minun täytyy oppia huolehtimaan itsestäni paremmin. Nyt lepotauot unohtuvat liian usein”
Ratkaisuehdotuksia kognitiivisen kuormittumisen vähentämiseen
Jokaisella työpaikalla ja jokaisessa työssä on erityispiirteitä, joiden yhteys kognitiiviseen kuormittumiseen on tärkeää tunnistaa. Kun kognitiivisen kuormituksen aiheuttajat ovat tiedossa, tulee tehdä suunnitelma, millaisten toimien avulla sitä vähennetään. Suunnitelmaa tehdessä on hyvä käydä yhteistä keskustelua siitä, mitkä kuormitustekijät ovat juuri nyt akuuteimpia: mihin meidän tulee ensimmäiseksi vaikuttaa, mitä voimme jättää odottamaan vuoroaan? Usein pienillä teoilla on suuria vaikutuksia.
Finanssialalla tunnistettuja kognitiivisen kuormituksen vähentämisen keinoja ovat esimerkiksi:
- Valitaan valtakunnallisesti yhteiset toimintamallit ja viestintäkanavat, mitkä perehdytetään kaikille.
- Sovitaan sallittu vastausaika eri viestintäkanaville.
- Luodaan yhteiset kokouskäytänteet, myös dokumentointi.
- Työhön liittyvät keskeiset ohjeistukset ovat yhdessä paikassa ja helposti löydettävissä.
- Kunnioitetaan omaa ja toisten aikaa, pidetään esim. palaveriaikataulusta kiinni.
- Sovitaan keino, millä jokainen voi kertoa tarpeestaan työskentelyrauhaan.
- Vastuualueet ovat selkeitä.
- Hakutoimintoja kehitetään.
- Työtehtävien priorisointia tuetaan.
- Työtä muokataan, esim. etätyö.
Kuljetus- ja logistiikka-alan työtehtävissä vaaditaan esimerkiksi tarkkaavaisuutta, tiedonkäsittelyä, muistamista yhtäaikaisesti sekä usein myös kykyä tehdä nopeita päätöksiä. Myös kuljetus- ja logistiikka-aloilla työskentelevät kokevat yhä useammin huomattavaa kognitiivista kuormittumista, minkä tunnistamiseen ja vähentämiseen on tärkeää kiinnittää huomiota.
Alalla työskentelevät henkilöt ovat kuvailleet kognitiivisen ylikuormittumisen aiheuttavan esimerkiksi unohduksia, virheitä, palautumisen vaikeutta ja tätä kautta jopa kroonista väsymystä.
Jotta kognitiivista kuormitusta voidaan vähentää, on tärkeää tunnistaa sen aiheuttajat. Kuljetus- ja logistiikka-alalla tunnistettuja kognitiivisen kuormituksen aiheuttajia työympäristöön, osaamiseen ja työn hallintaan, johtamiseen ja vuorovaikutukseen sekä yksilön toimintaan liittyen ovat esimerkiksi:
Työympäristö
- aikapaine ja aikataulutus, kireät toimitusajat ja odotus
- vaihtuvat kohteet
- melu
- haastavat sääolosuhteet
- liikenteen vaaratilanteet ja äkilliset muutokset
- viestintä monipaikkaisessa työssä esim. asiakkaiden ja työnjohdon kanssa
- tauko- ja yöpymispaikat: riittävyys, etäisyys, rauhallisuus vaikuttavat palautumiseen.
Osaaminen ja työn hallinta
- digitaalisten järjestelmien käyttö: älylaitteet, ERP-järjestelmät, automaatio ja sähköiset asiakirjat
- vaativa tiedonkäsittely: työtä suunnitellessa huomioitava esim. reitit, aikataulut, lastitiedot, turvallisuusohjeet
- jatkuva tarkkaavaisuus: esim. navigointijärjestelmät, digitaaliset ohjauspaneelit ja reaaliaikainen viestintä
- nopea päätöksenteko
- jatkuva oppiminen ja uuteen sopeutuminen
- kielelliset haasteet.
Johtaminen ja vuorovaikutus
- sisäisen viestinnän monikanavaisuus
- sisäisen viestinnän yhteisten toimintatapojen puuttuminen, esim. yhteydenottojen väylät ja vastaamisajat
- ohjeiden muuttuminen, puuttuminen tai epäselvyys.
Yksilön toiminta
- monitekeminen
- älylaitteen liiallinen käyttö
- Riittävästä levosta huolehtiminen.
Ratkaisuehdotuksia kognitiivisen kuormittumisen vähentämiseen
Jokaisella työpaikalla ja jokaisessa työssä on erityispiirteitä, joiden yhteys kognitiiviseen kuormittumiseen on tärkeää tunnistaa. Kun kognitiivisen kuormituksen aiheuttajat ovat tiedossa, tulee tehdä suunnitelma, millaisten toimien avulla sitä vähennetään. Suunnitelmaa tehdessä on hyvä käydä yhteistä keskustelua siitä, mitkä kuormitustekijät ovat juuri nyt akuuteimpia: mihin meidän tulee ensimmäiseksi vaikuttaa, mitä voimme jättää odottamaan vuoroaan? Usein pienillä teoilla on suuria vaikutuksia.
Kuljetus- ja logistiikka-alalla tunnistettuja kognitiivisen kuormituksen vähentämisen keinoja ovat esimerkiksi:
- Yhteiset toimintamallit ja viestintäkanavat, jotka perehdytetään kaikille.
- Varmistetaan mahdollisuus palautumiseen myös työpäivän aikana: tauko- ja lepopaikkojen huomioiminen reittien varrella, mahdollisuus myös hygienian ylläpitoon.
- Työhön liittyvät keskeiset ohjeistukset ovat yhdessä paikassa ja helposti löydettävissä.
- Vastuualueet ja työnkuvat ovat selkeitä.
- Työtehtävien suunnittelua ja priorisointia tuetaan.
Rakennusalalla työ mielletään usein fyysiseksi, mutta myös aivotyön osuus on merkittävä ja jopa kasvussa. Rakennustyö vaatii samanaikaisesti huomiokykyä, muistamista, ongelmanratkaisua ja oppimista – esimerkiksi uudet digitaaliset työkalut, tiukat aikataulut, monitekeminen, keskeytykset ja työmaiden muuttuvat tilanteet haastavat työntekijöiden kognitiivista toimintakykyä. Tutkimusten mukaan rakennusalalla koetaan aivokuormitusta suunnilleen yhtä paljon kuin muillakin aloilla.
Jotta kognitiivista kuormitusta voidaan vähentää, on tärkeää tunnistaa sen aiheuttajat. Rakennusalalla tunnistettuja kognitiivisen kuormituksen aiheuttajia on tunnistettu liittyen työympäristöön, osaamiseen ja työn hallintaan, johtamiseen ja vuorovaikutukseen sekä yksilön toimintaan:
Työympäristö
- fysikaaliset ympäristötekijät (esim. melu, altisteet, valaistus)
- vaihtelevat sääolosuhteet
- jatkuva tarkkaavaisuus ja varuillaan olo
- fyysiset vaarat ja työolosuhteet
- useiden altisteiden yhteisvaikutus
- muuttuva työympäristö.
Osaaminen ja työn hallinta
- jatkuva uuden oppiminen
- työn hallinnan tunne
- usean tehtävän yhtäaikaisuus
- tarkka turvallisuussääntely
- työkieli eri kuin äidinkieli
- aikataulupaine
- kiire
- digitaaliset työkalut
- asioiden muistaminen
- puutteellinen perehdyttäminen
- uuden oppiminen vs. monotoninen työ
- ongelmanratkaisu muuttuvissa tilanteissa.
Johtaminen ja vuorovaikutus
- kielihaasteet
- epäselvät ohjeet, tavoitteet ja vastuualueet
- huono työn organisointi ja koordinointi
- sisäisen viestinnän monikanavaisuus
- puutteellinen tiedonkulku
- työyhteisön sosiaalinen toimivuus.
Yksilön toiminta
- monitekeminen
- palautumisen haasteet
- ajanhallinta ja oman työn organisointi
- stressinhallinta
- taukojen unohtaminen.
Ratkaisuehdotuksia kognitiivisen kuormittumisen vähentämiseen
Jokaisella työpaikalla ja jokaisessa työssä on erityispiirteitä, joiden yhteys kognitiiviseen kuormittumiseen on tärkeää tunnistaa. Kun kognitiivisen kuormituksen aiheuttajat ovat tiedossa, tulee tehdä suunnitelma, millaisten toimien avulla sitä vähennetään. Suunnitelmaa tehdessä on hyvä käydä yhteistä keskustelua siitä, mitkä kuormitustekijät ovat juuri nyt akuuteimpia: mihin meidän tulee ensimmäiseksi vaikuttaa, mitä voimme jättää odottamaan vuoroaan? Usein pienillä teoilla on suuria vaikutuksia.
Rakennusalalla tunnistettuja kognitiivisen kuormituksen vähentämisen keinoja ovat esimerkiksi:
- hyvä suunnittelu ja toimiva töiden järjestely ja koordinointi
- fyysisen työympäristön parantaminen
- ammattitaidon ylläpito
- työn hallinnan tunne
- selkeät vastuualueet ja ohjeet
- osaamisen kehittäminen
- toimiva perehdyttäminen
- selkeät viestintäkäytännöt
- realistiset aikataulut
- työtehtävien priorisoinnin tuki.
Sosiaali- ja terveysalan työtehtävissä vaaditaan jatkuvaa tarkkaavaisuutta ja uuden oppimista, usean asian muistamista yhtäaikaisesti sekä kykyä tehdä nopeita päätöksiä. On yleisesti tiedossa, että sote-alalla työskentelevät kokevat huomattavaa kognitiivista kuormittumista, minkä tunnistamiseen ja vähentämiseen on tärkeää kiinnittää yhä enemmän huomiota. Alalla työskentelevät henkilöt ovat kuvailleet kognitiivisen ylikuormittumisen aiheuttavan esimerkiksi aivosumua, muisti- ja oppimisvaikeuksia, virheitä, palautumisen vaikeutta ja työuupumusta.
Jotta kognitiivista kuormitusta voidaan vähentää, on tärkeää tunnistaa sen aiheuttajat. Sosiaali- ja terveysalalla on tunnistettu laajasti kognitiivisen kuormituksen aiheuttajia työympäristöön, osaamiseen ja työn hallintaan, johtamiseen ja vuorovaikutukseen sekä yksilön toimintaan liittyen:
Työympäristö
- ärsykkeet: äänet ja liike, työskentelytilan rauhattomuus
- työn jatkuva keskeytyminen
- ajantasaisen tiedon etsiminen
- viestinnän monikanavaisuus
- avun pyytäminen ja antaminen
- aikataulujen jatkuva yhteen sovittelu
- erilaisten sovellusten hälytysäänet ja ponnahdusikkunat
- ohjelmistojen, sovellusten ja muun tekniikan käytettävyyden ongelmat
- tuplakirjaus.
”Työ keskeytyy puuttuvien tietojen etsimisen, puhelimen soimisen, kollegojen kysymysten, asiakkaiden tarpeiden tai vaikkapa kiireellistä vastausta odottavan sähköpostin vuoksi. Ja kohta en muista mitä olin tekemässä”
Osaaminen ja työn hallinta
- jatkuvat muutokset käytänteissä
- uuden jatkuva oppiminen
- suunnitelmien jatkuva muuttuminen, yllätykset
- työn lisääntyminen, kiire
- jatkuva perehdyttäminen (henkilöstön vaihtuvuus)
- hallinnan tunteen puuttuminen, tekemättömät työt
- muistettavien asioiden suuri määrä, ei mahdollisuutta kirjoittaa asioita välissä muistiin
- usean tehtävän yhtäaikaisuus, monisuorittaminen
- kielen osaamisen haasteet.
”Kehittämisen ja uuden oppimisen tahti on niin kova, että ajoittain tunnen valtavaa riittämättömyyttä”
Johtaminen ja vuorovaikutus
- sisäisen viestinnän monikanavaisuus
- sisäisen viestinnän yhteisten toimintatapojen puuttuminen, esim. yhteydenottojen väylät ja vastaamisajat
- ohjeiden muuttuminen, puuttuminen tai epäselvyys
- epäselvät vastuualueet.
Yksilön toiminta
- monitekeminen
- sopimus toisen keskeyttämisen pelisäännöistä puuttuu tai sitä ei noudateta
- taukojen unohtaminen
- palautumisen haasteet, esim. työn jatkaminen vapaa-ajalla.
Ratkaisuehdotuksia kognitiivisen kuormittumisen vähentämiseen
Jokaisella työpaikalla ja jokaisessa työssä on erityispiirteitä, joiden yhteys kognitiiviseen kuormittumiseen on tärkeää tunnistaa. Kun kognitiivisen kuormituksen aiheuttajat ovat tiedossa, tulee tehdä suunnitelma, millaisten toimien avulla sitä vähennetään. Suunnitelmaa tehdessä on hyvä käydä yhteistä keskustelua siitä, mitkä kuormitustekijät ovat juuri nyt akuuteimpia: mihin meidän tulee ensimmäiseksi vaikuttaa, mitä voimme jättää odottamaan vuoroaan? Usein pienillä teoilla on suuria vaikutuksia.
Sote-alalla tunnistettuja kognitiivisen kuormituksen vähentämisen keinoja ovat esimerkiksi:
- Valitaan yhteiset toimintamallit ja viestintäkanavat, mitkä perehdytetään kaikille.
- Mikäli työpaikalla on useita yksiköitä, yleiset toimintamallit ovat samat kaikissa.
- Luodaan yhteiset kokouskäytänteet, dokumentointi on tärkeää.
- Työhön liittyvät keskeiset ohjeistukset yhdessä paikassa ja helposti löydettävissä.
- Kunnioitetaan omaa ja toisen keskittymisrauhaa sitä vaativissa töissä, vältetään keskeyttämistä.
- Sovitaan keino, millä jokainen voi kertoa tarpeestaan työskentelyrauhaan.
- Vastuualueet ja työnkuvat ovat selkeitä.
- Työtehtävien priorisointia tuetaan.
Miten kognitiivista kuormitusta voi vähentää?
Kognitiivisen kuormituksen lähteiden tunnistamisen jälkeen tulee tehdä suunnitelma, millaisten toimien avulla sitä voidaan vähentää. Kaikkia kuormitustekijöitä ei välttämättä voida heti poistaa, mutta usein pienilläkin teoilla on suuria vaikutuksia.
Kognitiivista kuormitusta voidaan hallita monella eri tavalla. Alla esimerkkejä, joista voitte valita teidän työpaikallenne sopivia keinoja:
- työnkuvien ja tavoitteiden selkeyttäminen
- monitekemisen tunnistaminen ja lopettaminen
- erilaisten ilmoitusten sulkeminen (esimerkiksi somen tapahtumien ilmoitukset pois päältä)
- käytettävien viestintäkanavien määrittely
- yhteisistä, yksiköstä riippumattomista, toimintamalleista sopiminen
- tunnistetaan keinot, miten toisen aikaa voi kunnioittaa
- mahdollisuus työskentelyyn rauhallisessa tilassa
- tuki työtehtävien priorisointiiin.
Haluatko kehittää kognitiivista ergonomiaa työpaikallasi?
Kehitetäänkö kognitiivista ergonomiaa yhdessä? Työturvallisuuskeskus toteuttaa kognitiivisen ergonomian työpajoja myös työpaikoilla.
Työpajassa tunnistamme yhdessä juuri sinun työssäsi ja työpaikallasi vaikuttavia kognitiivisia kuormitustekijöitä sekä teemme konkreettisen kehittämissuunnitelman.
Lisätietoja
Tari Aho, Sivista
Minna Davidjuk, Ammattiliitto Pro
Timo Höykinpuro, Palta
Maarit Kuikka, Posti Oyj
Heidi Pekkarinen, Talentia
Nuutti Pursiainen, Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut
Merja Vihersalo, PAM
Jani-Pekka Leino, Työturvallisuuskeskus
Pasi Paukkonen, Työturvallisuuskeskus
Satu Rantamaa, Työturvallisuuskeskus
Arnold M, Goldschmitt M, Rigotti T. 2023. Dealing with information overload: a comprehensive review. Frontiers in Psychology 14, 1122200.
Iskander M. 2018. Burnout, Cognitive Overload, and Metacognition in Medicine. Medical Science Educator 29(1), 325–328.
Kalakoski V, Selinheimo S, Valtonen T, Turunen J, Käpykangas S, Ylisassi H, Toivio P, Järnefelt H, Hannonen H, Paajanen T. 2020. Effects of a cognitive ergonomics workplace Intervention (CogErg) on cognitive strain and well-being: a cluster-randomized controlled trial. A Study Protocol. BMC Psychology 8(1), 1–16.