Verksamhetsmodell och riktlinjer som stöd vid konflikthantering
Enhetlig verksamhet på arbetsplatsen förutsätter att det finns en enhetlig verksamhetsmodell för att förebygga, utreda och lösa störningar. Det harmoniserar uppfattningarna om hur man ska agera. Den egentliga verksamhetsmodellen kan vid behov förtydligas med närmare anvisningar. Verksamhetsmodellen ska behandlas i samverkan innan den tas i bruk. Vid utarbetande av modellen och kompletterande anvisningar är det bra att utnyttja observationer, kompetens och utvecklingsidéer från samarbetspersonal inom arbetarskyddet.
Det är bra att avsätta tillräckligt med tid för att förbereda verksamhetsmodellen. Först är det bra att tillsammans fundera över vad verksamhetsmodellen syftar till och i vilka situationer den ska användas. Detta hjälper till att förstå det centrala innehållet. När verksamhetsmodellen utarbetas är det bra att diskutera följande punkter tillsammans:
- Hur ser professionellt uppförande ut? Hurudan verksamhet och hurudant beteende ska undvikas i arbetet? Hur stöttas arbetsgemenskaperna att diskutera dessa tillsammans och skapa gemensamma gränser och arbetssätt?
- Vad innebär till exempel oenighet, tvist, konflikt, osakligt bemötande, trakasserier och diskriminering?
- Vem är verksamhetsmodellen eller instruktionen avsedd för? Vem ska kunna agera i enlighet med den?
- Hur ska olika aktörer på arbetsplatsen agera för att undvika att meningsskiljaktigheter förvärras, till exempel till rivande konflikter eller osakligt bemötande?
- Hur ska olika aktörer på arbetsplatsen agera om det i arbetet förekommer trakasserier eller annat osakligt bemötande enligt arbetarskyddslagen? Vilka skyldigheter och rättigheter har de?
- Hur introduceras innehållet i och användningen av verksamhetsmodellen för chefer och arbetstagare? Hur lyfter man regelbundet fram verksamhetsmodellen på arbetsplatsen, till exempel i den interna kommunikationen?
- Hur följer man upp användningen av verksamhetsmodellen? Hur bedöms dess funktion? Vem följer upp och bedömer? Hur ofta? Hur hanteras resultaten av bedömningen?
- Vad kallas verksamhetsmodellen? Detta är också värt att fundera över, eftersom namnet skapar en bild av vad verksamhetsmodellen syftar till och vad man vill åstadkomma.
I den kompletterande instruktionen till verksamhetsmodellen kan man närmare beskriva de olika stegen i ärendehanteringen, såsom diskussioner mellan berörda parter, vid behov anmälan till den egna chefen och arbetarskyddsfullmäktige samt initiering av medling på arbetsplatsen. Det är också bra att berätta om hur man kan hantera situationer och om typiska lösningar. Det är också bra att beskriva vilka stödmöjligheter som finns och vilka roller de olika instanserna har. Till anvisningen kan formulär och diagram bifogas.
Verksamhetsmodellen och den kompletterande anvisningen ska diskuteras med alla som man vill att ska följa den. Ett bra sätt är att ta upp frågan vid ett gemensamt tillfälle där man har möjlighet att ställa frågor. Verksamhetsmodellen och anvisningen ska också ingå i introduktionen för chefer och arbetstagare.
Verksamhetsmodellen hjälper bara om den verkligen fungerar i praktiken. Därför ska användningen följas upp regelbundet och vid behov ska modellen och dess kompletterande anvisningar granskas. En modell som inte fungerar leder lätt till att man undviker att använder den. För att modellen ska fungera i praktiken måste man se till att
- verksamhetsmodellen är tydlig och ändamålsenlig
- personalen har kunnat bidra direkt eller indirekt till att skapa och utveckla verksamhetsmodellen
- verksamhetsmodellen har introducerats för dem som berörs av den
- de som ska följa verksamhetsmodellen också har en faktisk möjlighet att agera i enlighet med den
- verksamhetsmodellens genomförande i praktiken följs upp och bedöms tillräckligt ofta.
Verksamhetsmodellen är chefens praktiska verktyg för att främja arbetsgemenskapens funktion och hantera missförhållanden. Utan en enhetlig anvisning kan chefer agera inkonsekvent, vilket till exempel kan visa sig i upplevelser av orättvisor och ledarskapsproblem.
Det är också viktigt att komma ihåg att arbetslagstiftningen och verksamhetsmodellen ensamma inte är tillräckliga. Dessutom krävs förtroende, mod, omtanke och ett uppskattande bemötande.
Kontakta oss!
